專家觀點 (Viewpoint)

Slack教學全攻略,讓你的團隊工作效率再提升!

Slack是一款適合用於工作的通訊軟體,為何說是一款適合於工作的通訊軟體呢?或許你已經有在使用Line or FB Messager 之類的通訊軟體來溝通工作上的事物但Slack是一款能讓你更有效率的達到溝通這件事情,讓我們來好好比較一下,最常使用在工作上的通訊軟體 Line跟Slack到底差在哪裡?

 

Slack具備了以下幾個特性

  1. 即時性 (團隊間可以即使討論)
  2. 可搜尋性 (可以輕鬆的找到重要訊息)
  3. 客製性 (可自訂重要訊息,直接顯示於聊天室窗右側)
  4. 完整性 (討論議題不會被離題不相干的文字干擾)

註:目前Slack只有英文版本,這可能是他在工作上使用唯一輸給Line的小缺點

 

以上四大特性,讓Slack更適合在工作上做使用,在介紹以上四大重點之前,必須先了解Slack的基本架構,在Slack是使用工作平台的概念,任何人都可以建立工作平台,也可以加入其他人的工作平台。

 

如何建立平台?

首先到達Slack網站首頁,輸入E-mail點選「Try for free」

 

 

接這選擇紅色框框去建立新的工作平台,或是可以選擇第一個選項去加入其他的平台。

 

接著再次輸入E-mail系統便會發送6位數密碼,再次輸入6位數密碼即可

 

建立平台名稱

 

給予頻道名稱(也就是目前有上有的專案

指定頻道成員

 

接著就可以完成平台建立了。

 

在Slack上是使用頻道來做分類的,你可以想像就等於Line的群組的意思,到目前為止你可能還感受不到Slack的威力,但沒關係越後面你將漸漸感覺越來越不同。

 

公開頻道、私人頻道、直接訊息

基本上Slack 有三種訊息來源

公開頻道:在平台內所有人都可以看的到,可用來打屁聊天或公告欄,用來交換一些較公開的訊息。

私人頻道:只有特定成員才看的到,適合專屬特定專案使用,人員較單純也較具有保密性。

直接訊息:等同於私訊,也就是一對一的對話。

 

 

Slack值得推薦的四大特性

  • 即時性

跟Line一樣可以很即時的溝通討論,但因為有頻道分類討論也將更加有效率,但Line也可以分群組討論阿!Slack還多了一個指名清單功能,可以一次將所有@到自己的資訊都展開,以免漏掉任何重要交代事項,這在line上面可是做不到的,如下圖綠色框框的圖示,按下後即可展開所有@資訊。

 

  • 可搜尋性

跟其他通訊軟體一樣可以搜尋任何過往文字記錄,但Slack做到連檔案或是照片之類的都可以做搜尋,這可是Line做不到的。

 

  • 客製性

Slack上可以將一些重點訊息用釘選功能置頂,妳可以將本次專案所有重要的訊息都釘選起來,有可能是3到4則之類的,這就不像是line只能置頂一個訊息了。

選擇紅色框框的圖釘圖示,所有釘選的資訊將顯示在右側欄。

 

如果釘選功能是將大家都應該要知道的重要事項記錄起來,那麼在整個溝通的過程中,應該也有某些資訊是對你相當重要,但其他人並那麼在意的事情吧?比如果指派給你的任務或是你所指派的任務截止時間,Slack有一個星號功能,你可以將你認為重要的訊息都收集起來。

 

每個訊息點開都會有一個星星按鈕可以按喔,可以按照個人需要把訊息記錄下來。

 

  • 完整性

再來就是最重要的完整性了,有沒有常常發生一種情形,團隊很認真的討論特定事件到一半卻被某人歪樓,到後面整個離題發散了,即使後來有搶救回來但也不方便後來加入的人往前吸收之前發生的事情,為了維持訊息的乾淨完整性,Slack推出了留言串功能,發起特定議題後,大家使用留言串功能就可以整合起來統一顯示在右側。

 

每條訊息都有這個功能可以點選,使用後就會整併到右側留言串面板上。

 

 

 

為團隊改善資料查找困難的痛點

Slack之所以任何工作使用,如同剛剛上述的四大重點,它完全了改善資料查找困難的痛點,另外一方面也有很大的彈性讓每個人,可以在自己的面板上看到,對自己來說最重要的資訊,再加上留言串功能大大的改善聊天的通病【歪樓】,這個大危害,對整體工作效率的改善非常明顯,特別適合中小型公司做使用,一起來試試吧!

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